La base de datos que ya tienes y no estás usando

La mayoría de los agentes está sentada sobre la fuente de negocio más barata que va a tener y no la puede usar, porque la información no está en un estado utilizable.

Los nombres existen. Repartidos entre un CRM que configuraron hace dos años y dejaron de actualizar, una cuenta de correo, los contactos del teléfono, los documentos de cierre y una hoja de Excel que alguien hizo una vez. Nadie sabe cuántos clientes pasados hay sin ponerse a contarlos.

Por qué esto pesa más que el siguiente lead

Los números no se parecen. Un cliente pasado o un referido no cuesta nada de captación, cierra más rápido, negocia menos y refiere a otros. Un lead de portal cuesta dinero, convierte poco, y produce una transacción con alguien que estaba viendo a varios agentes.

Los agentes saben esto. Lo que subestiman es cuánto del flujo de referidos que creen automático depende en realidad de que se acuerden de ellos en un momento específico.

Alguien en una cena menciona que está pensando en vender. Un cliente pasado se acuerda de ti o no se acuerda. Si tu último contacto fue en el cierre hace tres años, muchas veces no se acuerda. No porque haya quedado mal, sino porque tres años es mucho tiempo y los nombres se borran.

Qué significa de verdad “mantenerse en contacto”

El consejo es universal y casi nadie lo sigue, porque la versión que uno se imagina es agotadora: acordarse de cumpleaños, mandar tarjetas, llamar sin motivo.

La versión que funciona es más chica y bastante mecánica.

Saber quién está en la lista y cuándo hizo su transacción. Suena obvio y es el paso que casi nadie tiene completo. Todo lo demás depende de esto.

Saber quién está en ventana. La gente se muda en un ciclo aproximado. Un cliente que compró su primera casa hace cinco años está estadísticamente más cerca de mudarse que uno que compró la casa definitiva el año pasado. Saber quién está en esa ventana convierte una lista de cuatrocientos en una lista de treinta que merecen atención este trimestre.

Tener motivos reales para escribir. Cuánto vale su casa hoy, un cambio de verdad en su vecindario, un movimiento de tasas que le afecta. Los motivos reales reciben respuesta. Los inventados enseñan a la gente a ignorarte.

Registrar quién refirió a quién. La mayoría de los agentes no puede decir cuáles clientes pasados le han mandado negocio. Esas personas merecen otro trato, y no puedes dárselo sin saber quiénes son.

Dónde ayuda la automatización y dónde lo arruina

La automatización es buena en las partes que dependen de acordarse. Marcar quién está en ventana de mudanza, llevar el último contacto, mandar un reporte de mercado que de verdad sirva segmentado por vecindario, notar que alguien abrió tres correos de valuación en un mes.

Ese último importa. El comportamiento anuncia la intención mucho antes de que alguien llame, y es invisible sin un sistema que lo esté mirando.

Lo que la automatización hace mal es todo lo que debería sentirse personal. Un mensaje de cumpleaños que se nota automático es peor que nada. Una nota escrita a mano después de un referido no es un flujo de trabajo.

El reparto razonable: que el sistema te diga a quién contactar y por qué, y que el contacto lo hagas tú cuando importa.

El trabajo aburrido que nadie quiere hacer

Hay un primer paso poco glamoroso y no se puede saltar.

Meter a todos los clientes pasados en un solo lugar con la fecha de la transacción, la propiedad, cómo llegaron a ti, y si han referido a alguien. Para la mayoría de los agentes esto es un fin de semana sacando datos de expedientes de cierre y del correo.

Es tedioso y es toda la base. Todos los sistemas fallan en este paso, no en el software.

Qué esperar

Esto no da resultados el mes que viene. Los clientes que están en ventana este trimestre son una parte chica de la lista, y los referidos llegan cuando llegan.

Lo que cambia dentro del año es que el flujo de referidos deja de sentirse aleatorio. Los agentes que trabajan una lista con constancia lo describen como dejar de preguntarse de dónde va a salir el negocio del próximo trimestre, que es una forma distinta de llevar el negocio a comprar leads para llenar un embudo que se vacía todos los meses.

Los agentes que después de diez años parecen tener suerte con los referidos, en general no tuvieron suerte. Mantuvieron una lista y siguieron en contacto con ella. Ese es todo el truco, y está al alcance de cualquiera dispuesto a hacer primero la parte aburrida.

Si tu lista de clientes pasados está regada y quieres ponerla a trabajar, escríbenos. Construimos sistemas para equipos de bienes raíces alrededor de la base de datos que ya tienen.